Organisation des déplacements

Publié dans Étude de cas le février 5, 2024 par Carole , 0 commentaires

Gestion Complète des Déplacements Professionnels

Franck, 45 ans, entrepreneur spécialisé dans la rénovation, style de vie, très dynamique, déplacements professionnels fréquents

Demande de Franck :

"Carole, pouvez-vous me réserver un vol pour Paris lundi prochain ? Je dois être à Levallois pour 10h30. De plus, vous devez également planifier une rencontre avec un collaborateur et nous trouver un restaurant assez près de la gare."

Contexte :

Franck, entrepreneur dans la rénovation, mène une vie professionnelle intense rythmée par des déplacements fréquents. Ses voyages d'affaires sont essentiels pour son activité, mais leur gestion détaillée devient une contrainte. Il souhaite une solution sans tracas, englobant la planification minutieuse de tous les aspects de ses voyages d'affaires.

Problématique :

Franck a besoin d'une assistance professionnelle pour la gestion complète de ses déplacements. De la réservation de billets à la planification minutieuse des repas, de l'hébergement et des réunions, Franck souhaite déléguer ces tâches complexes afin de se concentrer pleinement sur ses objectifs professionnels.

Ce que j'ai accompli :

Réservation de billets : Coordination avec Franck pour obtenir les détails de son voyage. Réservation de billets pour le vol à destination de Paris en tenant compte de ses préférences de vol et d'horaires.
Coordination des transports : Organisation d'un service de transfert depuis l'aéroport vers l'hôtel. Réservation de taxis ou de chauffeurs privés pour assurer une coordination sans faille entre l'aéroport, l'hôtel et les lieux des réunions.
Planification des repas et hébergement : Réservation d'une chambre d'hôtel répondant aux préférences de Franck. Planification des repas, y compris les pauses déjeuner, en tenant compte de ses préférences alimentaires et des contraintes de son emploi du temps.
Organisation des réunions : Contact des personnes à rencontrer à Paris. Coordination des horaires pour trouver des créneaux adaptés à tous les participants. Envoi des invitations, confirmation des présences et fourniture de l'ordre du jour pour les réunions prévues.
Optimisation du Planning : Réponse rapide à la demande de Franck en réservant le vol selon ses exigences. Mise à jour du planning pour inclure les détails du vol, de la réunion à Levallois, et des autres engagements prévus.

Résultats de l'Intervention :

Bien-être de Franck après mon intervention :

Franck gagne du temps précieux en me déléguant la gestion de ses déplacements, lui permettant de se concentrer sur son activité principale et ses rendez-vous. La planification élimine le stress lié à l'organisation logistique de ses voyages d'affaires.

Libérez vous de vos tâches administratives

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Carole

Après avoir exercé pendant 12 ans en tant que gestionnaire d'entreprise, j'ai rapidement réalisé l'importance du temps et la libération d'esprit que pouvait apporter la délégation de certaines tâches. C'est ainsi que l'idée m'est venue de me lancer en tant qu'assistante administrative freelance, faisant de cette assistance mon domaine privilégié.